Kakteenbörse organisieren

[Dicksonia]

Moin!

Ja, ihr lest es ja schon.
Hat jemand hier schon mal eine große Kakteenbörse organisiert und wie sind die Erfahrungen?


lg

[Dicksonia]

Das Thema muß ja doch interessieren, sonst gäb´s nicht so viele Klicks. ;-)

[federmohn]

Interessieren schon - aber wenn ich mir das Theater vorstelle, was meine Gemeinde für eine "grössere" Veranstaltung macht, dann ist mir das ehrlich gesagt zu viel Aufwand. ;)

Vielleicht geht es irgendwo anders mit weniger Bürokratie - aber hier muss man sich gleich auch mit Parkplatzkonzept, sanitären Einrichtungen für Aussteller & Besucher, ab einer gewissen Anzahl erwarteter Besucher auch mit einem Rettungsdienst/Notarzt usw. herumschlagen.

[Dicksonia]

Okay, Notarzt wüßte ich auch nicht, wie organisieren, aber man kann doch eine Kakteenbörse in einem Gebäude mit allen Einrichtungen veranstalten.
Mir schwebt sowas vor wie damals in Osnabrück. Das war eine Börse in einem Schulgebäude mit privaten Anbietern, aber auch Händlern aus dem In- und Ausland.


lg

[elkawe]

Frag einfach mal beim Ordnungsamt nach und nimm gleich ein Konzept mit, damit die auch wissen, was du willst.

[plejadengucker]

Frag doch mal in der OG Wiesbaden nach, da sollte es ausreichend Erfahrung mit der Organisation solcher Veranstaltungen geben.

Wir (die OG Darmstadt) hatten zum 60-jährigen Bestehen mal eine derartige große Veranstaltung zusammen mit Händlern und dem BoGa Darmstadt organisiert, ich weiß nur noch das dies eine Heidenarbeit war.
Grundvoraussetzung sollte auf jedenfall eine ausreichend großer Zahl an Mitstreitern sein.


Gruß vom plejadengucker

[Dicksonia]

Ich muß das mal mit jemandem aus den Ortsgruppen besprechen, aber ich wollte nicht schon die Pferde scheu machen, vor allem weil ich keiner Gruppe angehöre.
Die stellen sich sicher auf die Hinterbeine, wenn ich mit einer Idee ankomme, so nach der Art 'macht mal'.
Wenn dann soll die Sache auch Hand und Fuß haben.
An sowas wie Notarzt habe ich z.B. gar nicht gedacht. Da ist so ein Meinungsaustausch schon ganz gut, um Lücken im Konzept aufzudecken.

Vorhin habe ich bereits bei einem thematisch anders gelagerten Verein spioniert, wie die das finanzieren. ;)
Da läuft das über Eintrittsgeld und Standmieten.


Schon mal vielen Dank für die Vorschläge!
Wenn noch jemand Ideen beizutragen hat, immer her damit. :D


lg

[BernhardA]

Als Mitorganisator der Süddeutschen Kakteentage (http://vkw-kakteen.de/images/20-Sueddeutsche-Kakteentage-2013.JPG) fallen mir spontan die folgenden Punkte ein:



Das inhaltliche Konzept ausarbeiten: Was soll konkret passieren, wie viele Tage mit welchen Händlern/Ausstellern/Vortragenden und für welche Zielgruppe (Profis oder Otto-Normalbürger? Familien oder Einzelpersonen? Kakteen oder Exotische Pflanzen & ein bißchen Kakteen)
Abschätzung wie viele Besucher kommen könnten... (kalkuliere lieber etwas pessimistisch)
Ort festlegen
Termin definieren, darauf achten was parallel alles für Termine stattfinden, die die obige Zielgruppe abwerben könnte.
Händler/Aussteller/Vortragende einladen inkl. schriftlicher Bestätigung und vollständiger Bezahlung der Standgebühr im Voraus.
Einen Business Case aufstellen: welche Ausgaben erwartest du und welche Einnahmen stehen dem gegenüber (z.B. Standgebühren, Eintritt). Am Ende sollte mindestens eine schwarze Null stehen, ich empfehle eher einen Risikopuffer.
Alle rechtlichen Aspekte klären wie Haftung/Versicherung, Verkaufsrecht am Sonntag, sonstige Verträge mit Dienstleistern wie z.B. Getränke oder Essen.
Werbung, Werbung, Werbung, Werbung!!! Plakate, Internet, regionale Zeitungen je nach oben definierter Zielgruppe.
Ein festes Team von 6-8 Personen definieren welches die komplette Verantwortung für das Gelingen übernimmt.
Gemeinsam mit deinem Team das Projekt durchplanen und konkrete Aufgaben verteilen die jeweils genau von einer Person zu verantworten sind mit einer zeitlichen Vorgabe bis wann es zu erledigen ist und dann dementsprechend auch jeweils nachhaken wie der Stand ist.
....


Wenn du wirklich ernst machst, dann sag nochmal Bescheid oder schick mir dein Konzept zur QS. Ich kann dann auch nochmal schauen - ich glaube, daß unser Chefplaner eine Checkliste hat, vielleicht hilft die noch weiter.

Gruß Bernhard

[Dicksonia]

Vielen Dank Bernhard!
Das hilft mir wirklich weiter!
Ich sehe schon, da hängt sehr viel Arbeit dran und es ist gut, daß man als Außenstehender und Nutznießer auch mal die Arbeit hinter den Kulissen kennenlernt.
An z.B. Versicherung habe ich natürlich auch nicht gedacht, aber man kann gar nicht so blöd denken, wie Unfälle passieren.


lg

[MarcoPe]

Einen Notarzt benötigst du jedenfalls nicht! Da kommen keine Massen, wie bei den Ärzten oder beim Fußball.

Mir fällt noch ein:
- Der Ort sollte gut erreichbar sein.
- Saal ausmessen und planen, worauf präsentiert wird. Also Tischkonstruktion usw.
- Das Dekorationsmaterial nicht vergessen.
- Da es sicher eine kleinere Veranstaltung ist, kann man das Catering selber machen.
- Klein anfangen und erfahren, was passiert. So kann man das finanzielle Risiko in Grenzen halten. Bei Erfolg wiederholen und vergrößern.
- Zeit einplanen. In Berlin benötigen wir eine Aufbauzeit von 7 Tagen, einen für den Abbau. Das ist aber groß für privates Engagement.
- Wer transportiert eigentlich welche Pflanzen? Womit? Wir mieten 2 LKW (7,5 t) für jeweils einen Tag und benötigen zwischendurch noch mehr Fahrzeuge.

Das mal auf die Schnelle.

Grüße von
Marco

[BernhardA]

In Berlin benötigen wir eine Aufbauzeit von 7 Tagen
Krass!!! Wir kommen immer erst ab Freitag Nachmittag 16:00 in die Halle, wenns dumm läuft sogar 18:00...
Dann sind wir 20 Leute bei denen jeder Handgriff sitzt, ein exakter Aufbauplan für die Händler und ein gutes Vesper Nachts um 1:00...
Ich vermute aber, dass wir mit der Schaubepflanzung etwas sparsamer sind..

Wie viele Besucher habt ihr als so in Berlin?

Gruß Bernhard

[MarcoPe]

Kann ich nicht wirklich sagen. Ich schätze, dass es so um die 5000 sind.

Bilder vom Aufbau kannst du auf unserer HP sehen (link unten), --> Kakteentage -->Bilder vom Aufbau.

Grüße
Marco

[Dicksonia]

Macht mir mal ruhig Angst! :D

Wie sieht denn das beim Catering aus? Wenn ihr das selber macht, gibt´s da Probleme mit dem Amt?
In einigen Gemeinden dürfen z.B. auf Feiern von Kindergärten keine selbst gebackenen Kuchen und Torten mehr verteilt werden.
Ich nutze sowas zwar selber nicht, aber andere trinken gerne mal eine Tasse Kaffee und essen etwas Kuchen auf so einer Veranstaltung.
So ein kleiner Klönsnack ist ja nicht zu verachten.

Ein passendes Gebäude habe ich natürlich schon im Auge. Mit Toiletten, Parkplätzen, bester Verkehrsanbindung und allem. :D


lg

[MarcoPe]

Wir versorgen nur uns und die Aussteller. Die Gäste können im Botanischen Garten etwas bekommen. Das ist auch nicht besser... Wir hätten nicht die Möglichkeiten, die Besucher zu versorgen. Was da zu beachten wäre, weiß ich ehrlich nicht. Ist das nötig, sie mitzuversorgen?

Gruß
Marco

[BernhardA]

@Dicksonia: Bei uns dreht es sich um eine sehr große Turnhalle die in direkter Nachbarschaft zu einem Restaurant liegt. Dieses Restaurant verkauft alles außer Kuchen. Der Kuchen wird von den Vereinsmitgliedern der VKW gestiftet und auch von diesen verkauft. Ist ne wichtige Einnahmequelle. Was das mit den rechtlichen Geschichten bei selbstgebackenem Kuchen auf sich hat? keine Ahnung.

@Marco: Noch zu deinen 5.000 Besuchern: kann mir kaum vorstellen, dass die Ausstellung in Berlin fast drei Mal so viele Besucher anzieht wie Wiesbaden oder Stuttgart.
Die echte Zahl würde mich aber brennend interessieren.
Hast du ne Idee wen wir ansprechen könnten für eine genau Zahl?
Würde gerne wissen, wie viele Besucher Stuttgart braucht um (ohne rot zu werden...) von der größten Kakteenausstellung Deutschlands zu sprechen... 8)

Gruß Bernhard

[Dicksonia]

Wollte mal berichten:
Also ich habe unsere Idee angesprochen und es scheint schon ähnliche Pläne zu geben.
Es scheint aber ein großes Problem zu sein, die Händler verbindlich an Land zu kriegen, denn so eine neue Börse könnte sich auch als totaler Flopp erweisen.
Keine Ahnung, was daraus wird, aber sollte sich was ergeben, rührt sicher jemand die Werbetrommel.

Wegen des Kuchens:
Die haben hier bedenken wegen Salmonellen. :roll:


lg

[BernhardA]

...rührt sicher jemand die Werbetrommel...

Genau das ist das Problem: man kann sich nicht darauf verlassen, dass genügend Kakteenprofis kommen um den Händlern ein gutes Geschäft zu bescheren.

Die Lösung lautet daher: Werbung im Umkreis von 30 Kilometern z.B. über Plakate.
Das sind zwar dann Menschen, die sich noch nicht so auskennen mit Kakteen - der Vorteil liegt jedoch darin, dass sie noch viel Platz zuhause haben...

Spass beiseite: Werbung, Werbung, Werbung und ein klares Konzept dahinter.

Gruß Bernhard

[Dicksonia]

Naja, ich hätte eher auf Vielfalt gesetzt mit Schwerpunkt auf Kakteen und Sukkulenten.
Kakteen sind einfach nicht so 'in' in der Region, aber sobald hier eine Pflanzenbörse stattfindet, trampeln einen die Leute tot. Das sollte man ausnutzen.
Daß die Orchideenfreunde sich der Kakteenbörse anschließen, hat schon Tradition und die ziehen viele Interessenten an.
Je nachdem wann die Börse stattfindet, könnte man auch Gartenüberschuß mit verkaufen, denn sowas läuft hier richtig gut.
So wäre für jeden was dabei gewesen, der sich für Pflanzen interessiert, und man kriegt Kunden ran.

Werbung kann man wirklich nicht genug haben.
Hier steht´s normalerweise in der Zeitung, aber plakatieren wäre nicht schlecht. Ich wüßte schon wo. http://www.cosgan.de/images/smilie/frech/m010.gif (http://www.cosgan.de/smilie.php)


lg

[Tobias Wallek]

Hallo Dicksonia !

Bezüglich der Werbung:
Wenn Du einen Flyer in DIN A4 druckst (schönes Foto, Datum, Ort), kann man die ganz gut im Bekanntenkreis verteilen, mit der Bitte, diese im Auto (hintere seitliche Scheibe) anzubringen. Kostet nicht viel, aber die Werbung kommt ordentlich in der Gegend rum (gemäß dem Fall, die Personen benutzen ihr Auto öfters;-)).
Offiziell plakatieren lassen ist ziemlich teuer und beim wild-plakatieren, kann es mächtig Ärger geben.

Viel Erfolg!

Ciao Tobias

[Dicksonia]

Danke Tobias!
Die Plakate in Autos rumfahren zu lassen, ist echt eine gute Idee! :jo:

Ich dachte daran, sie in Supermärkten auszuhängen. Da gibt´s häufig ein Schwarzes Brett mit Kleinanzeigen.
Ebenso an Unis und in Copy Shops. Die Studis suchen häufig pflegeleichte Pflanzen zum Aufhübschen der WG-Räume. :D


lg

[MarcoPe]

@Marco: Noch zu deinen 5.000 Besuchern: kann mir kaum vorstellen, dass die Ausstellung in Berlin fast drei Mal so viele Besucher anzieht wie Wiesbaden oder Stuttgart.
Die echte Zahl würde mich aber brennend interessieren.
Hast du ne Idee wen wir ansprechen könnten für eine genau Zahl?
Würde gerne wissen, wie viele Besucher Stuttgart braucht um (ohne rot zu werden...) von der größten Kakteenausstellung Deutschlands zu sprechen... 8)

Gruß Bernhard

Hi Bernhard,

ich habe nochmal nachgefragt. Die Zahlen hatte unser Chef nicht parat, aber es waren etwa 4000 zahlende Besucherinnen und Besucher bei den Berliner Kakteentagen 2013. Insgesamt natürlich deutlich mehr.
5000 hat es aber auch schon gegeben. Es hängt immer sehr von den Konkurrenzveranstaltungen (Berlin halt...), dem Wetter und dem Glück bei der Werbung ab.
Vielleicht gibt es auch Modebewegungen. Kakteen sind manchmal nicht so "sexy", wie man hier in der Hauptstadt sagt. Wir und die Händler waren bisher immer zufrieden. Ich glaube, dass ein Carnivoren-Händler enttäuscht war. Sonst waren die Rückmeldungen positiv.

8)8)8)Stuttgart ist eine sehr schöne Stadt! Aber wir haben zur Zeit die größte privat organisierte Kakteenschau des Landes.*angeb*;-);-)

Grüße von
Marco

[Kaktusfan]

Hallo,
wo soll denn die Börse, falls es klappt, stattfinden? Da stehen ja mehrere Städte im Thread. Habe gerade keine Zeit, alles genau durchzulesen!

[Dicksonia]

Meine ursprüngliche Idee war Braunschweig, später traf ich jemanden, der Magdeburg vorschlug.


lg